Die Postfachadministratoren der jeweiligen Vereine haben die Aufgabe, den Speicherplatz im Postfach zu verwalten, indem sie beispielsweise alte E-Mails löschen, die unterschiedlichen Ordner aufräumen und somit wieder neuen Speicherplatz freigeben. Jedes Postfach hat einen festgelegten Speicher von 1000 MB.
Der Füllstand des Postfaches ist für jeden Administrator leicht zu prüfen. Im Postfach befindet sich oben rechts unter dem Vereinsnamen ein kleiner Balken, der den Füllstand des Postfaches anzeigt. Fährt man mit der Maus über den Balken, wird angezeigt wieviel Speicher belegt ist. Sind 1000 MB erreicht, kann der Verein keine weiteren Mails mehr erhalten.